Antworten zu häufig gestellten Fragen

Ich kann Rechnungen nicht löschen…

Rechnungen können wegen der Vorschriften aus den GoB nachträglich (nach dem Drucken) nicht mehr bearbeitet werden. Dies ist keine Einschränkung der Freeware-Version, sondern gilt natürlich ebenso für die PRO-Version. Es müssen alle Vorgänge nachvollziehbar bleiben, was beim Löschen oder nachträglichem Verändern von Dokumenten nicht gewährleistet ist.

Die Faktura verbietet also das Ändern von Rechnungen, sobald diese gedruckt wurden. Sie können Rechnungen nur solange ändern, so lange nicht gedruckt wurde. Das lässt sich auch nicht abschalten.

Wenn Rechnungen geändert werden sollen, dann muss eine bereits erstellte und gedruckte Rechnung durch eine Gutschrift ausgeglichen werden und dann eine neue Rechnung erstellt werden.

Wenn eine Rechnung noch nicht fertig gestellt werden kann, ist es empfehlenswert, diese zunächst als Angebot zu bearbeiten und zu speichern. Das Angebot kann weiter bearbeitet werden und ganz zum Schluß zu einer Rechnung gemacht werden, z.B. durch Duplizieren.

Mehrwertsteuersätze ändern oder hinzufügen

Die Anwendung enthält derzeit die Mehrwertsteuersätze mit 19% und 7%. Wie die Steuersätze geändert werden, wird hier erklärt.

Im Menu “Verwaltung / Einstellungen / Erweitert / Datenbankoptionen” werden verschiedene Konfigurations-Tabellen angezeigt, unter anderem die Tabelle für die Steuersätze. Sie können die vorhandenen Einträge bearbeiten oder neue Steuersätze hinzufügen.

Folgende Spalten enthät die Tabelle:

Die so erfassten Steuersätze können dann Produkten zugeordnet werden. Bei der Auftragserfassung wird beim Hinzufügen von Produkten dann der dem Produkt zugeordnete Steuersatz in die Position übernommen.

Standard-Steuersatz

Für freie Positionen (Positionen, für die kein zuvor erstelltes Produkt verwendet wird) kann ein Standard-Steuersatz konfiguriert werden. Dieser wird dann beim Hinzufügen einer neuen Position in der Auftragserfassung verwendet. Dieser Standard-Steuersatz kann hier konfiguriert werden: Verwaltung / Einstellungen / Preise, Feld “Standard MWSt-Satz”

Wie erstellt man eine Datensicherung?

Um eine Datensicherung zu erstellen, verwenden Sie am besten die Funktion “Datensicherung erstellen…” im Menü “Datei”.

Manuelle Datensicherung / Wo sind die Daten gespeichert?

Die Faktura speichert alle Daten in einer Datenbank im Profilverzeichnis. Wenn Sie eine Standardinstallation ausgeführt haben, ist dies zunächst das Verzeichnis, das Sie beim ersten Starten der Faktura ausgewählt haben, z.B. C:\Benutzer\Name\Faktura-Dokumente. Falls Sie beim ersten Starten kein Verzeichnis ausgewählt haben (nicht empfohlen, siehe Hinweis zur Benutzerkontensteuerung unten), finden ein Profilverzeichnis in C:/Programme/Faktura/profiles/default.

Sie sollten, wie vom Programm beim ersten Start vorgeschlagen, ein eigenes Profilverzeichnis erstellen, das sich nicht innerhalb von “C:/Programme/(…)” befindet. Dieses Profilverzeichnis können Sie komplett kopieren, um eine vollständige Datensicherung zu erstellen (beachten Sie die Hinweise unten zu MySQL und zur Benutzerkontensteuerung).

Neben der Datenbank befinden sich auch alle Formulare und Konfigurationsdateien in diesem Verzeichnis.

Um eine Datensicherung zu erstellen, sichern Sie also am besten dieses Verzeichnis komplett.

Sicherung der MariaDB- oder MySQL-Datenbank

Falls Sie eine MariaDB- oder MySQL-Datenbank nutzen reicht es nicht aus, das Profilverzeichnis zu sichern. Auch die Datensicherungsfunktion im Menu “Datei -> Datensicherung” kann evetuell keine Sicherung der Datenbank erstellen, weil dazu ein MySQL- oder MariaDB-Client auf dem Computer installiert sein muss. Falls Sie also auf einen Datenbankserver umstellen (egal ob MariaDB oder MySQL), dann ist es sehr erforderlich, auch eine eigene Datensicherung für die Datenbank einzurichten.

Vorsicht bei der Benutzerkontensteuerung (ab Windows Vista):

Windows enthält eine automatische “Benutzerkontensteuerung” bzw. das “Virtual Folding”: Falls Benutzkontensteuerung/Virtual Folding aktiviert ist (dies ist normalerweise der Fall), dann verändert Windows den Speicherort für die Profildaten und speichert alle Daten automatisch in einem anderen Verzeichnis:

Installationspfad des Profiles: C:/Programme/Faktura/profiles/default/

Windows wählt autom. einen anderen Pfad zur Ablage: C:/Users/[ username ]/AppData/Local/VirtualStore/Program Files/Faktura/profiles/

Es ist also sehr sinnvoll, das Profilverzeichnis nicht unterhalb von C:\Programme\(...) zu wählen, sondern das Profile beispielsweise im Ordner “Eigene Dokumente” zu speichern. Denn dort ist die Benutzerkontensteuerung nicht aktiv.

Wo finde ich die XML-Dateien für die Netto-Rechnung (etc.)?

Es gibt 2 Dokumente, die sich mit der Anpassung von Ausdrucken beschäftigen:

Damit Sie schneller die Dateien finden, die abgepasst werden können, hier eine kurze Übersicht:

Alle Formular-Dateien befinden sich in diesem Verzeichnis (unterhalb vom Installationsverzeichnis, falls kein anderes Profilverzeichnis eingestellt wurde): profiles/default/rep/Common

Falls Sie die Pro-Version verwenden und im Mandanten-Dialog z.B. die Formulare “Faktura.2015” ausgewählt haben, dann finden Sie die Formulare im Verzeichnis: profiles/default/rep/Faktura.2015

Hier die Dateinamen der Formulare zu den Ausdrucken:

Wie binde ich mein Logo in die Ausdrucke ein?

Sowohl mit der Freeware-Version als auch in der Pro-Version können Sie Ihr Logo in die Ausdrucke einbinden.

Im Dialog für Mandantendaten (Menü “Datei -> Mandantendaten bearbeiten”, Register “Drucken”) können Sie ein Logo auszuzwählen und somit in alle Auftrags-Formulare (Rechnung, Angebot, Lieferschein etc.) einbinden.

Sie können in der außerdem Ihr Logo mit in die Ausdrucke einbinden, in dem Sie die Formulare bearbeiten. Die Formulare sind XML-Dateien, die Sie mit einem Text-Editor bearbeiten können. Informationen zur Bearbeitung von Formularen finden Sie hier.

Sie finden alle Formularvorlagen im Verzeichnis ./profiles/default/rep/Common.

Wenn Sie Ihr Logo in die Bruttorechnung einbinden wollen, öffnen Sie die Datei Order.BusinessObject.Brutto.xml. Bei der Nettorechnung wäre es die Datei Order.BusinessObject.Netto.xml. (Detaillierte Informationen zu den Formulardateien und Dateinamen finden Sie hier in der Dokumentation, oder im FAQ-Beitrag “Wo finde ich die XML-Dateien…”).

Um ein Logo einzubinden, fügen Sie z.B. im reportHead-Bereich einen image-Tag ein.

Stammdaten / Absenderangaben: Wo ändern?

Dazu gibt es im Menü “Datei” den Menüpunkt “Mandantendaten berabeiten”. Hier können Sie Firmenname, Adresse, Telefonnummern etc. eingeben.

Währungsumstellung (CHF etc.)

Ist es möglich, die Währung umzustellen? Jein!

Intern speichert die Faktura keine Währung. Sie geht also davon aus, dass alle Vorgänge nur in einer einheitlichen Währung erfasst werden. Das Währungssysmbol wird erst in den Ausdrucken (Formularen) hinzugefügt.

Sie können das Währungssymbol im Dialog für die Mandantendaten eingeben: Öffnen Sie den Dialog für Mandantendaten: Menü “Datei -> Mandantendaten bearbeiten…”. Im Register “Drucken” finden Sie das Feld “Währungssymbol”. Wichtig ist, dass Sie Formulare (im Feld “Formulare”) auswählen, welche die Mandantendaten mit einbinden (z.B. “Faktura.InklMandantendaten”)

Sie können in den Formularen die Euro-Symbole durch CHF ersetzen. Alle Vorkommen von oder &#8364 müssten Sie ersetzen durch CHF.

Sie finden hier eine Beschreibung, wie Sie die Formulare anpassen können.

Mengeneinheiten (Stck., Kg etc.) ändern

Die Mengeneinheiten sind in einer Tabelle der Datenbank gespeichert. Für die Daten dieser Tabelle gibt es einen Dialog zur Bearbeitung der Inhalte:

Nummernkreise einstellen (Rechnungsnummer etc.)

Im Menü unter “Verwaltung -> Einstellungen -> Erweitert -> Datenbankoptionen -> Nummernkreise” können die Nummernkreise definiert werden, die verwendet werden.

In der Spalte “NUMBERNAME” steht die interne Objekt-Bezeichnung. Jeweils eine Zeile ist einer Auftragsart oder einem sonstigen Typ zugeordnet. Die Objekt-Bezeichnungen haben folgende Bedeutung:

Ist das Programm netzwerkfähig?

Ja, die Faktura ist netzwerkfähig. Für eine Netzwerkinstallation gibt es mehrere Möglichkeiten: Sie können ein Profil verwenden, das sich in einem über das Netzwerk erreichbaren Ordner befindet. Alternativ können Sie einen MariaDB- oder MySQL-Server einsetzten.

Beide Möglichkeiten sind in der Netzwerkdokumentation beschreiben.

Bestandsveränderung bei der Rechnungserstellung

Die Anwendung kann so konfiguriert, dass Artikelbestände automatisch aktualisiert werden, wenn ein Auftrag (oder eine Rechnung etc.) erstellt und gespeichert wird. Wann (bei welcher Auftragsart) eine Bestandsveränderung erfolgen soll, kann konfiguriert werden:

Es gibt hierfür einen Options-Dialog: Im Menu “Verwaltung -> Einstellungen -> Erweitert -> Datenbank-Optionen” werden die Konfigurations-Tabellen angezeigt.

Vorgehensweise

  1. Wechseln Sie zum Register “Auftragsarten und Einstellungen”. Hier gibt es eine Spalte mit Namen “STOCK_EVALUATION”. Diese Spalte enthält den Faktor, der angibt, wieviel vom Bestand eines Artikels abgebucht werden soll. Bei der Abbuchung wird die Menge mit dem Wert der Spalte multipliziert. Wenn also für Äuftrage hier der Wert -1 eingetragen ist und Sie einen Auftrag erstellen, der 5 Stück des Artikels “Testartikel” enthält, dann wird dessen Bestand um -5 (5 * -1) verändert.
  2. Ändern Sie den Wert für Auftragsarten (siehe Spalte “TYPENAME”), für die keine Bestandsbuchung erfolgen soll auf 0. Für Auftragsarten, bei denen beim Speichern abgebucht werden soll, auf -1. Bitte beachten Sie: Normalerweise darf nur einmal der Wert -1 in der Spalte “STOCK_EVALUATION” vorkommen, in allen anderen Zeilen muss hier eine 0 stehen, damit keine Doppelbuchung vorkommt. Ausnahme: Wenn z.B. bei der Gutschriftenerstellung der Bestand wieder korrigiert werden soll, tragen Sie bei Gutschriften eine 1 ein.

Auftragsarten und Nummernkreise: Wo kann eine fortlaufende Rechnungs-Nr eingestellt werden?

In der Faktura kann die Verwendung von Nummernkreisen frei eingestellt werden. Es ist möglich, die Faktura so zu konfigurieren, dass für Rechnungen, Aufträge und Angebote eigene Nummernkreise verwendet werden, die je nach Bedarf anpassbar sind. Alternativ kann aber auch eine Konfiguration gewählt werden, die ein und den selben Nummernkreis für veschiedene Auftragsarten verwendet. Dies ist dann sinnvoll, wenn aus einem Auftrag immer eine Rechnung mit gleicher Nummer werden soll - beim Erstellen eines Duplikates wird dann die Nummer beibehalten und ein Kürzel vorangestellt (zb. “A 1234” für “Auftrag 1234”).

So konfigurieren Sie Faktura, wenn Sie für alle Auftragsarten eigene Nummernkreise verwenden wollen:

Klicken Sie im Menü auf “Verwaltung” und dann auf “Einstellungen”. Im nun angezeigten Dialog wählen Sie das Register “Erweitert” und klicken auf die Schaltfläche “Datenbankoptionen”. Im Bereich “Nummernkreise” wird eine Tabelle angezeigt.

Für jede Auftragsart existiert ein Nummernkreis. Jeder Nummernkreis hat einen Namen, der sich aus der programminternen Typenbezeichnung (z.B. “BusinessObjects.Order”) und der ID der Auftragsart zusammensetzt. Die ID der Auftragsart kann aus der Tabelle, welche unter “Auftragsarten und Einstellungen” angezeigt wird, entnommen werden.

Weitere Infos dazu finden Sie auch im FAQ-Beitrag “Nummernkreise einstellen”.

So konfigurieren Sie Faktura, wenn Sie für einige Auftragsarten den selben Nummernkreis verwenden wollen:

Damit für mehrere Auftragsarten der selbe Nummernkreis verwendet wird, entfernen Sie einfach den entprechenden Eintrag in der Tabelle “Nummernkreise”. Für alle Auftragsarten, für die hier kein eigener Eintrag existiert, wird der Nummernkeis mit dem Namen “BusinessObjects.Order” (ohne Nummer) verwendet.

Auftragarten hinzufügen

Die verfügbaren Auftragarten (Angebot, Auftrag, Rechnung etc.) können beliebig erweitert werden.

Im Menü unter “Verwaltung -> Einstellungen -> Erweitert -> Datenbankoptionen -> Auftragsarten und Einstellungen” können die Nummernkreise definiert werden, die verwendet werden.

Die Tabelle zeigt alle verfügbaren Auftragsarten und Ihre Eigenschaften. Durch Hinzufügen einer neuen Zeile kann eine neue Auftragsart erstellt werden. Die Spalten haben folgende Bedeutung:

Für jede neue Auftragsart solle auch ein Nummernkreis erstellt werden, siehe “Auftragsarten und Nummernkreise”