Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ermöglicht es, bestimmten Benutzern den Zugriff auf die Faktura zu ermöglichen oder zu verweigern.

Es ist möglich, für unterschiedliche Benutzer verschiedene Berechtigungen einzurichten, z.B. den Zugriff auf Statistiken einzuschränken oder die Bearbeitung von Stammdaten nur bestimmten Personen zu gestatten.

Vorbereitungen

Die Benutzerkontendaten werden in der Datenbank gespeichert. Um Manipulationen zu verhindern und um zu unterbinden, dass die Benutzerverwaltung durch Änderungen direkt in der Datenbank deaktiviert wird, muss die Datenbank abgesichert werden.

Für die Benutzerverwaltung legt die Faktura die Tabelle TBL_USER in der Datenbank an. Direkt nach der Aktivierung der Benutzerverwaltung (siehe unten) muss also sichergestellt werden, dass kein Benutzer diese Tabelle in der Datenbank löschen oder ändern kann.

Empfehlenswert ist, eine MySQL-Datenbank zu verwenden. Hier können die Berechtigungen so konfiguriert werden, dass ein Löschen der Tabelle TBL_USER nicht mehr möglich ist. Dem Datenbankbenutzer, der für die Faktura angelegt wurde, muss die DROP-Table Berechtigung entzogen werden. Es reichen SELECT-, INSERT-, UPDATE-, und DELETE-Berechtigungen. Da die Kontodaten verschlüsselt gespeichert werden und durch einen Validierungs-Key abgesichert werden, kann ein Benutzerkonto nicht manuell manipuliert werden, daher können dem Datenbankbenutzer Schreibberechtigungen erteilt werden. Die Schreibberechtigungen sind auch notwendig, damit ein Admin-Benutzer mit der Faktura-Benutzerverwaltung Benutzer und Berechtigungen konfigurieren kann.

Aktivierung der Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung kann im Dialog für Einstellngen aktiviert werden. Sie finden diesen Dialog im Hauptfenster im Menü Verwaltung -> Einstellungen...

Im Register “Richtlinien” befindet sich die Schaltfläche “Benutzerverwaltung aktivieren…”.

Es ist ein Administrator-Benutzer erforderlich, welcher die Benutzer und Berechtigungen anlegen kann. Beim Aktivieren der Benutzerverwaltung müssen Sie als erstes einen Benutzernamen und ein Passwort für diesen Admin-Benutzer anlegen. Merken Sie sich diese Daten gut, denn ohne diese Anmeldedaten ist es später nicht mehr möglich, Benutzerinformationen zu ändern.

Login

Die Anmeldung erfolgt grundsätzlich mit Benutzername und Passwort.

Single-Login

Es ist möglich, die Anmeldung so zu konfigurieren, dass ein Benutzer automatisch angemeldet wird, ohne ein Passwort eingeben zu müssen.

Wenn der Benutzername, der in der Faktura angelegt wurde, mit dem Windows-Benutzernamen übereinstimmt und wenn in der Faktura kein Passwort für diesen Benutzer vergeben wurde, dann wird dieser Benutzer automatisch angemeldet.

Es ist dann also möglich, für das Konto, dessen Login-Name mit dem Windows-Benutzernamen übereinstimmt, Faktura-Berechtigungen zu konfigurieren. Der Benutzer wird beim Start der Faktura automatisch angemeldet (sofern kein Passwort in der Faktura vergeben wurde) und die Berechtigungen werden geladen.

Benutzer und Berechtigungen konfigurieren

Im Dialog für die Benutzerverwaltung können Benutzer und Berechtigungen angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Dieser Dialog ist zu finden im Menü Verwaltung -> Einstellungen, Register “Richtlinien”, Schaltfläche “Benutzerverwaltung…”.

Benutzer anlegen und löschen

Durch Klicken auf die Schaltfläche “Hinzufügen” können Sie einen Benutzer anlegen. Dieser Benutzer verfügt zunächst über keinerlei Berechtigungen und hat auch kein Passwort. Sie können ein Passwort für den Benutzer anlegen, indem Sie auf die Schaltfläche “Passwort ändern” klicken.

Durch Klicken auf die Schaltfläche “Löschen” werden ein Benutzer und dessen Berechtigungen endgültig gelöscht. Es sind außer den Benutzerkontendaten keine weiteren Daten vom Löschvorgang betroffen (alle Daten, die der Benutzer angelegt hat, bleiben erhalten).

Berechtigungen

Im Abschnitt “Berechtigungen” werden einem Benutzer grundlegende Rechte zugeordnet. Hier wird dem Benutzer durch Setzen eines Hakens bei der entsprechenden Berechtigung die Berechtigung erteilt:

Objekt-Berechtigungen

Neben den “allgemeinen” Berechtigungen, wie oben beschrieben, können jedem Benutzer Schreib- und Lese-Berechtigungen für Objekte zugeordnet werden.

Ein Objekt in der Faktura ist ein Dokument (Rechnung, Lieferschein), ein Kontakt (Kunde, Lieferant) oder ein Produkt. Im Grunde sind alle Daten in der Faktura Objekte. Für jedes Objekt kann nun festgelegt werden, ob ein Benutzer dieses Objekt lesen (öffnen) oder schreiben (ändern, anlegen, löschen) darf.

Grundsätzlich hat ein Benutzer in der Faktura Lese- und Schreibrechte für alle Objekte. Soll eine Berechtigung für ein Objekt eingeschränkt werden, so muss dieses Objekt in der Liste “Objekt-Berechtigungen” im Dialog für die Benutzerverwaltung hinzugefügt werden. Dann kann in dieser Liste für das Objekt durch Setzen der entsprechenden Haken definiert werden, ob der Benutzer das Objekt lesen und schreiben darf.

Durch Klicken auf die Schaltfläche “ObjektBerechtigungen” kann ein neues Objekt zu der Liste der Objekt-Berechtigungen hinzugefügt werden. Es stehen die 3 wichtigsten Objekte direkt zur Auswahl: Auftrag (Order), Kontakt (Contact) und Produkt (Product). Weitere Objekte-Typen können durch Klick auf “Hinzufügen…” ausgewählt werden. Im Folgenden wird dann ein Dialog angezeigt, der alle verfügbaren Objekte auflistet. Da die Auswahl aber hier nicht einfach ist, empfehlen wir, bei Bedarf den Support zu Rate zu ziehen.